Інструкція збору і надання інформації 5W

 

ЗМІСТ

ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ

СКОРОЧЕННЯ

Мета та етичні принципи

I.  Що собою являє ActitvityInfo

ІІ.  Пов’язані методологічні аспекти при звітуванні на ActivityInfo

ІІІ. Виокремлення головного при розгляді складових кластерів UNOCHA

IV.

КарРозподітас Українил продовжує прноводити збір іаженформації в форматі 5W для ActivityInfo кластерів офісу координатора гуманітарної допомоги ООН в Україні (UN OCHA). З метою формалізації та уніфікації обміну інформаціїь з кластерами Ми створили інструкцію щодо дій зі збору такої інформації на рівні місцевих Карітасівми до рівня менеджера прогртами. Ця інструкція діє для всіх програм Карітасу України. За необхідності скорегувати певний процес для окремої програми прохання зівертатися до Євгенія Гуцмана (yhutsman@caritas.ua).

V.

Послідовність дій збору інформації 5W для ActivityInfo.ActivityInfo

1.VI. Умови, терміни і механізми ревізії та перегляду процедури звітування 5W для ActivityInfo

ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ

 

Мета та етичні принципи

Метою розділу є  розмежування ролей та обов’язків усіх зацікавлених сторін під час звітування у ActivityInfo. У процесі організації та підтримки роботи проєктів важливо враховувати всю систему зацікавлених сторін. Адже ефективність будь-якої ініціативи залежить від взаємодії тих, хто залучений на різних рівнях - від місцевих структур до міжнародних партнерів. Нижче наведено основні учасники цього процесу. Кожен із них виконує унікальну функцію, що забезпечує цілісність, сталість і результативність спільної роботи по наданню звітньої діяльності на кластер, яка потім надається донорам. Систематична комунікація та координація на всіх рівнях дозволяють підтримувати високий стандарт послуг для бенефіціарів, забезпечують належне інформування партнерів щодо здійсненої діяльності, надає можливості донорам планувати фінансування в рамках Гуманітарного Плану Реагування в Україні.

Менеджер проекту є особою прямо зацікавленою у тому, щоб були надані якісні звітні дані з місцевих організацій мережі Карітас, фахівцями баз даних чи особою, яку вона призначить для надання даних на Національний офіс. Однією з важливих функцій є систематичний моніторинг звітної інформації щодо наданих послуг і запобігання потенційним помилкам у процесі звітування або оновлення проектних даних відповідно до актуальних умов. Усі процеси звітності для Карітас України супроводжуються відповідно стандартів вказаних кластерами, місцеві організації готують звітність у визначених форматах, що надав Кластер.

Місцеві організації мережі Карітас виконують функцію безпосереднього надання послуг та надання звітної інформації яку передають на Національний офіс, де все консолідується і передається на кластер. Вони надають звітні дані, відповідно до затверджених СОП, внутрішніх політик та вимог донорів.

Національний офіс «Карітас України» виступає координуючим та методологічним центром мережі, забезпечуючи уніфікацію стандартів, стратегічну та методологічну підтримку, моніторинг якості роботи та підзвітність на національному рівні. Національний Офіс координує системну комунікацію між усіма центрами у структурі Карітас, забезпечує єдині стандарти звітування, термінології та меседжів, а також організовує обмін інформацією між місцевими командами, державними структурами та міжнародними партнерами. 

Національний офіс забезпечує навчання звітуючого персоналу та розвиток компетенцій через тренінги, навчальні програми та обмін досвідом, надає методичні рекомендації зі звітування на Кластер.

Національний  офіс також збирає дані та готує аналітичні матеріали для участі в між-секторальних робочих групах, консолідує національні звіти для донорів, партнерів і державних структур, сприяючи вдосконаленню державної політики щодо ВПО та розвитку ефективної роботи всієї мережі.

Національний офіс надає автономність у прийнятті рішень місцевими організаціями Карітас, проте питання, що стосується реалізації компонентів проектів пропонується погоджувати з Національним офісом  (керівниками програм).

Як висновок, можна зазначити, що цей документ визначає Стандартні операційні процедури, які мають на меті забезпечити цілісність, точність, конкретність звітування, показати прозорість процесів створення, погодження, затвердження та архівації звітних даних, мінімізація ризиків втрати даних, несанкціонованого доступу та конфліктів відповідальності при звітуванні на кластери UNOCHA.

Цей СОП розроблено для використання: директором програмного директорату, департаментом КУ, MEAL фахівцями,  менеджерами якості, керівниками програм, фахівцями баз даних,  представниками місцевих організацій мережі Карітас, партнерам що здійснюють надання або отримання звітних даних.

I.  Що собою являє ActitvityInfo

ActivityInfo є офіційним інструментом онлайн-звітності для підтримки моніторингу та оцінки гуманітарних операцій та операцій з розвитку. Кластери використовують ActivityInfo для оцінки досягнень на місцях та ефективності роботи кластера за допомогою звітних даних.

Операційна ціль

Ціль використання даного СОПу спрямовано виключно для розуміння процесу звітування по бенефіціарах, що отримали допомогу по проектах, які знаходяться у співпраці з Карітас України. Будь яка діяльність, що не має відношення до проектів у співпраці або є без включення до проектної діяльності у звітування НЕ ВКЛЮЧАЮТЬСЯ.

Переваги у використанні системи ActivityInfo під час звітування

Перевагами у використанні ActivityInfo для менеджерів проектів та фахівців баз даних полягають у:

• Більш організована та чітка структура для кращого аналізу, яку можна використовувати в багатьох інформаційних продуктах кластерів, таких як: інформаційні панелі та моментальні знімки, що дозволяють координаторам виявляти прогалини та мобілізувати ресурси.

• Спрощений формат порівняно з таблицями Excel 5W

• Функція експорту для партнерів, щоб витягувати та аналізувати свої досягнення

• Постійний доступ до своїх даних. Партнери також можуть керувати своїми даними в будь-який час протягом звітного періоду (щомісяця)

• Мінімізація помилок при введенні даних (випадаючі списки та правила перевірки), партнери можуть створити локацію один раз, а потім оновлювати досягнення щомісяця, не створюючи локацію повторно. Українська та англійська мови. Зручний у користуванні та підтримує декілька мов

• Імпортування великих обсягів даних за допомогою функції імпорту в системі

• Видимість. Донори та вище керівництво покладаються на дані, зібрані в ActivityInfo, для моніторингу прогресу своїх проектів

Зацікавлені сторони у дотриманні якісного процесу звітування на Кластер

Донор є однією із ключових зацікавлених осіб у дотриманні якісного процесу звітування на Кластер

Інтереси донорів полягають в тому аби їх ресурси були використані в ефективний та раціональний спосіб для бенефіціарів та прозорий і підзвітний спосіб до зацікавлених сторін

Можна виділити головне таке як:

• Уникнення дублювання фінансових потоків з іншими донорами

• Уникати географічних дублювань сервісів з іншими донорами

• Відслідковувати прогрес виконання гуманітарного плану інтервенцій ООН згідно якого донор планує своє фінансування і виділяє гроші на проекти в Україні

• Відповідно до зобов'язань основного гуманітарного стандарту, допомога має має надаватись у скоординований спосіб - зобов’язання №6, ресурси мають бути використані раціонально та ефективно - зобов’язання №9

Ці операційні цілі досягаються шляхом подання координаційних даних українських організацій до єдиних інформаційних реєстрам OCHA. До них відноситься ActivityInfo, FTS для подання даних про використані фінансові ресурси в проектах

Наступна головна зацікавлена сторона OCHA 

Вона має головуючий мандат в Україні. Зобов'язаний консолідувати дані та подавати до донорів. Звітується в HCT координатором ООН в Україні. До його складу входить Президент Карітас України Тетяна Ставничі, яка є представником інституційних зобов*язань перед донором та гуманітарною спільнотою. Ці зобов*язання розповсюджуються на всіх працівників, які відповідальні за розпорядництво проектними ресурсами на національному та мережевому рівні Карітас України. OCHA встановлює порядок і регулярність подання координаційних даних (5W звітів і звітів до FTS)

Відповідно дані маю корелюватися за певний звітній період

Інтереси OCHA полягають у:

1. Ефективній міжкластерній координації гуманітарної відповіді;

2. Повноті та достовірності даних для аналізу гуманітарних потреб і покриття;

3. Уникненні дублювання допомоги та виявленні прогалин у відповіді;

4. Підтримці принципу “needs-based response”;

5. Своєчасному зборі інформації для HNRP, HRP, 5W, SitReps;

6. Підвищенні підзвітності перед постраждалим населенням;

7. Прийнятті стратегічних рішень на основі доказів.

• Національний офіс «Карітас України» – збільшення репутації завдяки вчасному і якісному наданню послуг бенефіціарам так і через дотримання норм надання інформаційної звітності на кластер.

• Менеджер проекту – отримує можливість бачити повний маршрут власної проробленої діяльності впродовж роботи проекту з можливістю залучення додаткових коштів від донора на нинішній проект або наступний

• Фахівець баз даних – матиме місце консолідації даних впродовж існування проекту до яких донор матиме постійний доступ без потреб залучення спеціаліста до повторного витягу даних

• Бенефіціари – отримують вчасні і якісні послуги для задоволення власних потреб

Перелік ризиків при недотриманні процесу звітування

У разі несвоєчасного подання даних або подання неточних даних це розглядається донорами та Ocha як порушення зобов*язань, що веде до репутаційних втрат і скорочення фінансування.

Важливий аспект в рамках стратегії локалізації прийнятої спільнотою на глобальному рівні, посилення лідируючої ролі громадських організацій і їх розширення доступу до ресурсів, можливе за умов, якщо вони дотримуються зобов*язань і користуються єдиними інформаційними системами, забезпечуючи прозорість в своїй діяльності.

Дані які подаються в єдиній інформаційній системі від єдиної мережі Карітас України, мають відповідати чи корелюватися з даними, які Карітас України подає на інші платформи, так і зі звітністю по окремих проектах. Донори використовую триангуляцію та співставляють дані з реєстрів OCHA з іншими даними отриманими через звіти.

У разі якщо дані не будуть точними, вони будуть мати розбіжності, що приведуть до репутаційних втрат і неможливості пояснити їх Президентом Карітас України на HCT.

Отже, в загальному, можна виділити такі ризики, як:

Фінансові та ресурсні ризики

• Втрати або неправильне використання коштів – гроші можуть бути витрачені не за призначенням, без контролю.

• Неефективне розподілення ресурсів – критичні потреби залишаються не покритими.

• Подвійні витрати / дублювання – кошти та матеріали використовуються повторно через відсутність звітності.

Репутаційні ризики

• Втрати довіри донорів і партнерів – звіти не надані або некоректні.

• Погіршення іміджу організації – як всередині країни, так і на міжнародному рівні.

• Підрив довіри громади – люди можуть втратити віру у справедливий розподіл допомоги.

Юридичні та регуляторні ризики

• Порушення договорів і зобов’язань перед донорами.

• Можливі санкції або штрафи – у разі невиконання вимог законодавства чи грантових угод.

• Юридична відповідальність керівництва або організації.

Операційні ризики

• Недостатній контроль за проектами – неможливо відстежити прогрес або проблеми.

• Пропуск термінів і дедлайнів – уповільнює реалізацію проєктів.

• Неефективна координація між командами та кластерами.

Ризики для безпеки та захисту

• Порушення принципів захисту (Protection, Child Protection) – без звітності важче контролювати, хто і як отримує допомогу.

• Ризик шахрайства або корупції – немає механізмів відстеження витрат і рішень.

• Небезпека для персоналу та бенефіціарів – відсутність чіткого контролю може створити ризики фізичної або фінансової шкоди.

Аналітичні та стратегічні ризики

• Неповна або некоректна інформація для прийняття рішень – керівництво не бачить реальної ситуації.

• Помилки у плануванні майбутніх проектів – відсутність звітів призводить до хибних прогнозів потреб.

• Втрата можливості покращення процесів – без аналізу звітів неможливо виявити слабкі місця.

Недотримання процесу звітування ставить під загрозу фінансову дисципліну, довіру, безпеку, ефективність і стратегічне планування. Навіть невеликі пропуски можуть накопичуватись і призвести до серйозних наслідків на всіх рівнях – від локальної операційної до глобальної репутаційної шкали.

ІІ.  Пов’язані методологічні аспекти при звітуванні на ActivityInfo

Методологічний аспект при звітуванні на Кластер полягає в тому, що він розподілений на кілька напрямків такі як:

1. MULTI-PURPOSE CASH

2. FSCL (Продуктова підтримка та Livelihood)

3. WASH

4. CAMP COORDINATION AND CAMP MANAGEMENT

5. SHELTER

6. HEALTH

7. Protection_Загальний Захист

8. Protection_Захист Дітей

9. EDUCATION CLUSTER

Основна мета даних кластерів:

• забезпечити життєво необхідні послуги і допомогу;

• зменшити страждання та ризики для населення;

• підтримати відновлення та стійкість громад;

• уникнути дублювання та забезпечити ефективну координацію між організаціями.

 

ІІІ. Виокремлення головного при розгляді складових кластерів

MULTI-PURPOSE CASH

MULTI-PURPOSE CASH – це форма гуманітарної допомоги, при якій постраждалим сім’ям чи особам безповоротно переводять гроші, які вони можуть використати на власний розсуд для задоволення найнагальніших потреб. Це не продуктова або медична допомога, а саме грошові трансфери без жорстких обмежень щодо використання. Така допомога дозволяє людям вирішувати, що саме їм найбільш потрібно: їжа, ліки, транспорт, одяг тощо.

Виплати робляться одноразово або траншем у три виплати.

FSCL (Продуктова підтримка та Livelihood)

FSCL (Продуктова підтримка та Livelihood) – це гуманітарний кластер або сектор (скоординована система дій), який об’єднує організації (ООН, міжнародні та місцеві НУО, урядові структури) для координації відповіді на продовольчу нестабільність та підтримку засобів до існування людей, постраждалих від кризи або конфлікту.

Основні завдання цього кластера:

Продовольча підтримка

Забезпечує людей, які не мають доступу до достатньої кількості їжі, негайною допомогою – у вигляді продуктів, купонів, грошової підтримки чи ваучерів.

Підтримка засобів до існування (Livelihoods)

Це заходи, які допомагають людям відновити або створити джерела доходу – наприклад:

• інструменти для обробки землі, насіння, техніка для фермерів

• програми підтримки малого бізнесу

• навчання професійним навичкам

• гранти для створення чи відновлення господарства

 

WASH

WASH – це гуманітарний кластер / сектор, який відповідає за доступ до безпечної води, санітарії та гігієни для населення, постраждалого від криз (війна, катастрофи, переміщення). Його мета – запобігти спалахам хвороб, зберегти здоров’я та гідність людей.

Основні напрями роботи WASH:

Вода (Water)

Забезпечення людей безпечним і достатнім водопостачанням:

• підвіз питної води

• ремонт і відновлення водогонів, свердловин, насосних станцій

• встановлення резервуарів для зберігання води

• очищення та хлорування води

• тестування якості води

Санітарія (Sanitation)

• Створення безпечних умов для утилізації відходів:

• будівництво та ремонт туалетів і душових

• облаштування санітарних зон у місцях компактного проживання (МТП, укриття, школи)

• управління твердими та рідкими відходами

• дренаж і запобігання підтопленням

Гігієна (Hygiene)

• Підтримка гігієнічних практик серед населення

• розповсюдження гігієнічних наборів (мило, шампунь, зубні засоби, менструальна гігієна)

• інформаційні кампанії з гігієни

• встановлення умивальників, станцій для миття рук

• підтримка гігієни в школах і медзакладах

 

SHELTER

SHELTER – це гуманітарний кластер, який відповідає за забезпечення людей безпечним житлом та базовими непродовольчими товарами (NFI) у надзвичайних і кризових ситуаціях. Його головна мета – дати людям захист від погодних умов, безпеку, приватність і гідні умови проживання.

Екстрене житло (Emergency Shelter)

Негайне реагування після кризи:

• тимчасові укриття, намети

• плівка, брезент, деревина

• аварійний ремонт дахів, вікон, дверей

• базове утеплення

Перехідне / тимчасове житло

Для середньострокового проживання:

• модульні будинки

• переобладнання громадських будівель

• ремонт пошкодженого житла для повернення сімей

• підтримка оренди (часто у зв’язці з Cash)

Ремонт і відновлення житла

• легкий та середній ремонт приватних будинків і квартир

• матеріали або грошова допомога на ремонт

• технічний супровід і контроль безпеки

• підхід Build Back Safer (будувати безпечніше)

Непродовольчі товари (NFI)

Розповсюдження базових речей:

• ковдри, матраци, постіль

• кухонні набори

• обігрівачі, пічки

• ліхтарі, павербанки

• зимовий одяг (у деяких програмах)

Winterization (підготовка до зими)

• утеплення житла

• тверде паливо або ваучери

• обігрівальні прилади

• герметизація вікон і дверей

 

HEALTH

HEALTH - це гуманітарний кластер, який забезпечує безперервний доступ населення до життєво необхідних медичних послуг під час криз: війни, катастроф, масового переміщення. Його головна мета – зберегти життя, зменшити захворюваність і смертність, запобігти спалахам хвороб.

Ключові напрями роботи:

Екстрена та первинна медична допомога

• мобільні медичні бригади

• стабілізація поранених

• направлення до лікарень

• допомога у прифронтових та важкодоступних районах

Підтримка медичних закладів

• постачання ліків та медичних виробів

• генератори, паливо, обладнання

• ремонт і відновлення медичних установ

• підтримка медперсоналу

Психічне здоров’я та психосоціальна підтримка (MHPSS)

• базова психологічна допомога;

• направлення до спеціалістів;

• підтримка людей з ПТСР, тривожними розладами;

• робота з дітьми та людьми, які пережили травму.

 

Protection

Protection — це гуманітарний кластер, мета якого — захист прав, безпеки, гідності та добробуту людей, постраждалих від війни, насильства чи переміщення. Загальний захист охоплює всі групи населення і фокусується на зменшенні ризиків шкоди, а не лише на реагуванні після інцидентів.

Основна мета Protection_Загальний Захист:

• запобігти насильству, експлуатації та зловживанням

• забезпечити доступ до прав та послуг

• зменшити ризики для найбільш уразливих

• інтегрувати принципи захисту в усі гуманітарні сектори

Ключові напрями Загального захисту:

Моніторинг захисту (Protection Monitoring)

• виявлення ризиків і порушень прав людини;

• аналіз безпекової ситуації;

• збір даних про потреби та прогалини;

• підготовка рекомендацій для інших кластерів.

Інформація, консультування та правова допомога (ICLA)

• інформування про права та доступні сервіси;

• правові консультації;

• допомога з документами;

• доступ до соціальних виплат і компенсацій.

Community-based Protection

• робота з громадами

• створення груп самодопомоги

• підтримка місцевих ініціатив

• підвищення обізнаності щодо ризиків

Направлення та кейс-менеджмент

• ідентифікація людей у ризику

• перенаправлення до спеціалізованих сервісів

• супровід складних випадків

• міжсекторальна координація

Надання послуг з управління МТП та ТЦ

впровадження мінімальних стандартів координації та управління МТП

Сам Protection не замінює спеціалізовані сервіси, а забезпечує доступ до них.

 

Protection_Захист Дітей

Protection_Захист Дітей — це спеціалізований напрям Protection-кластера, спрямований на захист прав, безпеки, розвитку та добробуту дітей, які постраждали від війни, насильства, переміщення або інших криз.

Основний принцип: кожна дитина має право на безпеку, сім’ю та розвиток, навіть у надзвичайних умовах.

Кейс-менеджмент дітей

• виявлення дітей у ризику

• індивідуальний супровід випадків

• розробка плану захисту дитини

• направлення до спеціалізованих сервісів (медицина, психотерапія, правова допомога)

Психосоціальна підтримка (PSS)

• безпечні простори для дітей

• групові та індивідуальні заняття

• ігрова та арт-терапія

• робота з батьками та опікунами

 

EDUCATION CLUSTER

EDUCATION CLUSTER —  це гуманітарний кластер, який забезпечує безперервний доступ дітей і молоді до безпечної, якісної освіти під час криз: війни, катастроф, масового переміщення.

Основні цілі Education Cluster:

• забезпечити безпечний доступ до навчання;

• захистити дітей через освіту;

• зменшити негативний вплив кризи на розвиток дітей;

• підтримати освітню систему в умовах надзвичайної ситуації

Ключові напрями роботи:

Безпечне навчальне середовище

• ремонт та облаштування шкіл

• укриття, евакуаційні маршрути

• меблі, освітлення, опалення

• безпека в школах і МТП

Доступ до навчання

• навчальні матеріали та набори

• тимчасові навчальні простори

• альтернативні формати (онлайн, змішане навчання)

• повернення дітей до навчання після переміщення

Підтримка вчителів і персоналу

• тренінги для педагогів

• психосоціальна підтримка вчителів

• методичні матеріали

• підтримка шкільного менеджменту

Психосоціальна підтримка через освіту

• соціально-емоційне навчання (SEL)

• підтримка дітей з травматичним досвідом

• інтеграція MHPSS у навчальний процес

• робота з батьками

 

IV. Розподіл повноважень з кінцевими датами процесів

Даний розділ присвячений тому, як саме робиться підготовчий процес до отримання можливостей звітування на кластер

Список відповідальних осіб:

• Менеджер проекту, що проводить звітування

• Спеціаліст бази даних місцевого Карітас, призначений менеджером проекту для надання звітних даних

• Фахівець бази даних від Карітас України

• Керівник програми

Керівники напрямів та їх контакти

• MULTI-PURPOSE CASH - Vasyl Zhhun Cash Cluster (vzhhun@caritas.ua 066 14 80 276) Грошові виплати

• FSCL (LivelyHood) -  Vasyl Mikula Менеджер проекту  (vmikula@caritas.ua 093-898-98-77)

• FSCL (Продуктова допомога) - Oleksandr Mahdalits Керівник програми (FSQR) (omahdalits@caritas.ua 099-353-18-49)

• Shelter Cluster - Iryna Noga Провідний експерт з питань управління та координації МТП (inoga@caritas.ua 050-934-80-40)

• WASH Cluster - Tetiana Yatsiuk (tyatsiuk@caritas.ua 067-756-21-51)

• Health Cluster - Khrystyna Semegen-Bodak Керівник середньої програми з охорони здоров'я (ksemegen-bodak@caritas.ua 067-850-19-73)

• Protection Cluster_Загальний - Oksana Volhina  Департамент гуманітарного захисту та консультування ( ovolhina@caritas.ua 050-145-34-64) Anastasiia Stetsenko astetsenko@caritas.ua 093-712-36-74, Iryna Sobol isobol@caritas.ua 068-721-32-19)

• Protection Cluster_Дитячий  - Galyna Yadzhak Експерт (захист дітей) (gyadzhak@caritas.ua 098-841-10-22) Zoryana Lukavetska (zlukavetska@caritas.ua 067-744-07-03) Наталка Гарбуз Інклюзія (nharbuz@caritas.ua 067-350-28-82)

• Education - Maryna Martynenko Менеджер проекту (mmartynenko@caritas.ua 066-247-40-34)

V. Послідовність дій збору інформації 5W для ActivityInfo

Весь цей процес звітування робиться до всіх напрямків кластерів, окрім напрямку Wash (процес описано нижче)

1. Спеціаліст з баз даних локального Карітасу переглядає ознайомче відео з папкою актівіті інфоActivityInfo для найкращого орієнтування по ній: Подивіться, ознакомче відео по папці

2. 2.    Спеціаліст з баз даних локального Карітасу (а там, де його немає - координатор проекту) завантажує xls таблицю для ActivityInfo та заповнює її по своєму проекту. Форми для завантаження з подальшим введенням даних знаходяться в папці індикаторів кожної програми: Кластерні Індикатори та звітні форми

Перелік зареєстрованих проектів з номерами знаходиться тут: Проекти розподілені на кластери . Реєстрація проектів проводиться менеджерами проектів в національному офісі.

3. 3.    Інформація збираються тільки по унікальних бенефіціарах (реєстрації). Якщо діяльність проекту передбачає надання допомоги бенефіціару впродовж тривалого періоду (більше місяця), то ми все одно звітуємо за бенефіціара один раз і всі інші місяці надання йому допомоги в розрахунок не беремо. 

4. 4.Якщо бенефіціар продовжує отримувати допомогу у новому році, ми звітуємо за нього повторно у звіт. 

5. Відповідна система звітування йде й за Дитячі центри, створені гарячі лінії та інше. За них робиться звітування один раз на рік.

6. З метою збору інформації 5W для кластерів ми можемо для спрощення процесу використовувати бази даних та програму (дашборд)  додану до ваших Баз даних.

7. 5.    Після заповнення таблиці, їй Менеджер проекту за потребхіднои напереглядає звіти по своєму проекту та формує з них єдиний файл (з окремих файлів по локалціях) або як варіант кожен фахівецьну нбазву, після чого воданаих за попередньою згодою з менеджером проекту власноруч вивантажує звітьні дані відповідно стандартів, задля (запобігання можливої дублікації через відсутягуєню домовленісться).

   у
папку
8. свого кластеру.

   Процес вивантаження заповненої форми робиться за таким принципом: звітня форма ⮕головний розділ папки для звітування ActivityInfo ⮕ папка відповідного напрямку⮕ваш проект⮕звітній період⮕ перенесення заповненої звітньої форми.

   (все

   6.це Мпояснюється у відео із заповненеджер проекту переглнядає звіти пньо своєму проекту таї формує з них єдиний файл (з окремих файлів по локаціях)

9. 7.    Менеджер програми також може переглянути файли і скомпонувати їх у єдиний файл по програмі)

10. 8.   Файл завантажується Євгенієм Гуцманом у ActivityInfo

Специфіка звітування на WASH напрям

1. Менеджер проекту повинен зв*язатися з Провідним експертом (Wash) Markiian-Ivan Kobyletskyi: mkobyletskyi@caritas.ua  096-577-52-00 або з Керівником програми WASH Tetiana Yatsiuk tyatsiuk@caritas.ua 067-756-21-51 задля того аби була створена окрема звітня таблиця для центру Карітас після реєстрації проекту у ActivityInfo.

2. Процес заповнення звітньої таблиці нічим не відрізняється від процесу заповнення звітньої форми ActivityInfo тому для прикладу, можна подивитись приклад заповнення звітньої форми, що знаходиться у папці напрямку WASH. Заповнюється тільки створена вам таблиця, окрему звітню форму кластеру заповнювати не потрібно.

3. Менеджер проекту також може переглянути таблицю задля впевнення, що всі центри прозвітувалися вчасно.

VI. Умови, терміни і механізми ревізії та перегляду процедури звітування 5W для ActivityInfo

Вся інформація і форми з процесом їх заповнення по 5W ActivtyInfo знаходяться у папці: https://drive.google.com/drive/folders/1Zgs99JHnQc37OGAtvw9F5O6zZ5QrvRWf

 

 

 

 

 

РозподілЗа повноважтрень з кінцевимби датами процесів

 

Посада	Повноваження	Кінцева дата
Спеціаліст з баз даних місцевого Карітасу (за його відсутності у проекті - координатор проекту місцевого Карітасу)	Завантажує xls таблицю для ActivityInfo та заповнює її по своєму проекту (офлайн в excel). Форми для завантаження з подальшим введенням даних знаходяться в папці індикаторів кожної програми: Кластерні Індикатори та звітні форми	2 число місяця, наступного за звітним
Спеціаліст з баз даних місцевого Карітасу (за його відсутності у проекті - координатор проекту місцевого Карітасу)	Після заповнення таблиці, необхідно надати унікальну назву (Проект+дата+локація), після чого вона завйти на офіційний сайтажується (перетягується) у папку відповідного кластеру (поаби періодах звітування): ActivityInfo	4 число місяця, наступного за звітним
Менеджер проекту	Перед початком реалізації проекту реєструє проект в ActivtiyInfo (модуль планування) разом з фахівцем баз даних відповідальним за звітування у АктівітіІнфо. Інструкція: Відеоінстркція реєстрації проектів: 1 частина https://www.dropbox.com/scl/fo/6lmxjx3itiwuxgf7e1bzv/h?e=2&preview=APM_ActivityInfo_Recording+2024-02-06+161824.mp4&rlkey=8hd3pnssvjqqntzatjoyrb8n0&dl=0  (відео 5 хвилин) 2 частина https://www.dropbox.com/scl/fo/6lmxjx3itiwuxgf7e1bzv/h?e=1&preview=APM_Subform_Recording+2024-02-06+171611.mp4&rlkey=8hd3pnssvjqqntzatjoyrb8n0&dl=0	Перед початком реалізації проекту
Менеджер проекту	Переглядає звінути по своєрямуі проекту та формує з них єдиний файл (з окремих файлів по локаціях). Посилання на перелік кластерних звітів (по датах) у папці: https://drive.google.com/drive/folders/1Zgs99JHnQc37OGAtvw9F5O6zZ5QrvRWf	5 число місяця, наступного за звітним
Менеджер програми	Переглядає файли, створенінгові менеджатерами проектів по програмі і скомпоновує їх у єдиний файл по програмі	6 число місяця, наступного за звітним
Уповноважений фахівець з баз даних національногои: офісу (yhutsman@caritas.ua)	Завантажує створені об'єднані файли 5W в ActvityInfo	7 число місяця, наступного за звітним

 https://response.reliefweb.int/ukraine/2025-hnrp-monitoring-guidance-resources

Крайній термін подання звітних даних за пророблений місяць у папки для звітування АктівітіActityInfo 5-те число наступного місяця. Якщо звітній період пропущено, то звіт готується за всі пропущені місяці з нинішнім звітнім періодом єдиною сумою без розбивки на окремі місяці. 

По яким питанням можна звернутися до спеціалістів:

• ●       Загальна послідовність процесу та актуальність таблиць і папок: Євгеній Гуцман yhutsman@caritas.ua

• ●       Питання уточнення категорій звітування – менеджер проекту

• ●Редагування інформації по внесеній діяльності Євгеній Гуцман yhutsman@caritas.ua

• Питання реєстрації проекту, нумерації в ActityInfo – менеджер проекту та фахівець зі звітування у АктівітіActityInfo Євгеній Гуцман yhutsman@caritas.ua

• ●       Питання перенесення дедлайнів звітування - Євгеній Гуцман yhutsman@caritas.ua