Інструкція збору і надання інформації 5W
Інструкція збору і надання інформації 5W для ActivityInfo кластерів UNOCHA
Карітас України продовжує проводити збір інформації в форматі 5W для ActivityInfo кластерів офісу координатора гуманітарної допомоги ООН в Україні (UN OCHA). З метою формалізації та уніфікації обміну інформації з кластерами Ми створили інструкцію щодо дій зі збору такої інформації на рівні місцевих Карітасів до рівня менеджера програми. Ця інструкція діє для всіх програм Карітасу України. За необхідності скорегувати певний процес для окремої програми прохання звертатися до Євгенія Гуцмана (yhutsman@caritas.ua).
Послідовність дій збору інформації 5W для ActivityInfo.
1. Спеціаліст з баз даних локального Карітасу переглядає ознайомче відео з папкою актівіті інфо для найкращого орієнтування по ній: Подивіться, ознакомче відео по папці
2. Спеціаліст з баз даних локального Карітасу (а там, де його немає - координатор проекту) завантажує xls таблицю для ActivityInfo та заповнює її по своєму проекту. Форми для завантаження з подальшим введенням даних знаходяться в папці індикаторів кожної програми: Кластерні Індикатори та звітні форми
Перелік зареєстрованих проектів з номерами знаходиться тут:Проекти розподілені на кластери . Реєстрація проектів проводиться менеджерами проектів в національному офісі.
3. Інформація збираються тільки по унікальних бенефіціарах (реєстрації). Якщо діяльність проекту передбачає надання допомоги бенефіціару впродовж тривалого періоду (більше місяця), то ми все одно звітуємо за бенефіціара один раз і всі інші місяці надання йому допомоги в розрахунок не беремо.
4. З метою збору інформації 5W для кластерів ми можемо для спрощення процесу використовувати бази даних та програму (дашборд) додану до ваших Баз даних.
5. Після заповнення таблиці, їй необхідно надати унікальну назву, після чого вона завантажується (перетягується) у папку свого кластеру.Процес вивантаження заповнена звітня форма ⮕ папка відповідного напрямку⮕ваш проект⮕звітній період⮕ перенесення заповненої звітньої форми.
6. Менеджер проекту переглядає звіти по своєму проекту та формує з них єдиний файл (з окремих файлів по локаціях)
7. Менеджер програми також може переглянути файли і скомпонувати їх у єдиний файл по програмі)
8. Файл завантажується Євгенієм Гуцманом у ActivityInfo
Вся інформація і форми з процесом їх заповнення по 5W ActivtyInfo знаходяться у папці: https://drive.google.com/drive/folders/1Zgs99JHnQc37OGAtvw9F5O6zZ5QrvRWf
Розподіл повноважень з кінцевими датами процесів
|
Посада |
Повноваження |
Кінцева дата |
|
Спеціаліст з баз даних місцевого Карітасу (за його відсутності у проекті - координатор проекту місцевого Карітасу) |
Завантажує xls таблицю для ActivityInfo та заповнює її по своєму проекту (офлайн в excel). Форми для завантаження з подальшим введенням даних знаходяться в папці індикаторів кожної програми: Кластерні Індикатори та звітні форми |
2 число місяця, наступного за звітним |
|
Спеціаліст з баз даних місцевого Карітасу (за його відсутності у проекті - координатор проекту місцевого Карітасу) |
Після заповнення таблиці, необхідно надати унікальну назву (Проект+дата+локація), після чого вона завантажується (перетягується) у папку відповідного кластеру (по періодах звітування): ActivityInfo |
4 число місяця, наступного за звітним |
|
Менеджер проекту |
Перед початком реалізації проекту реєструє проект в ActivtiyInfo (модуль планування) разом з фахівцем баз даних відповідальним за звітування у АктівітіІнфо. Інструкція: Відеоінстркція реєстрації проектів: 1 частина https://www.dropbox.com/scl/fo/6lmxjx3itiwuxgf7e1bzv/h?e=2&preview=APM_ActivityInfo_Recording+2024-02-06+161824.mp4&rlkey=8hd3pnssvjqqntzatjoyrb8n0&dl=0 (відео 5 хвилин) |
Перед початком реалізації проекту |
|
Менеджер проекту |
Переглядає звіти по своєму проекту та формує з них єдиний файл (з окремих файлів по локаціях). Посилання на перелік кластерних звітів (по датах) у папці: https://drive.google.com/drive/folders/1Zgs99JHnQc37OGAtvw9F5O6zZ5QrvRWf |
5 число місяця, наступного за звітним |
|
Менеджер програми |
Переглядає файли, створені менеджерами проектів по програмі і скомпоновує їх у єдиний файл по програмі |
6 число місяця, наступного за звітним |
|
Уповноважений фахівець з баз даних національного офісу (yhutsman@caritas.ua) |
Завантажує створені об'єднані файли 5W в ActvityInfo |
7 число місяця, наступного за звітним |
Крайній термін подання звітних даних у папки для звітування Актівіті 5-те число.
По яким питанням можна звернутися до спеціалістів:
● Загальна послідовність процесу та актуальність таблиць і папок: Євгеній Гуцман yhutsman@caritas.ua
● Питання уточнення категорій звітування – менеджер проекту
● Питання реєстрації проекту, нумерації в ActityInfo – менеджер проекту та фахівець зі звітування у Актівіті Євгеній Гуцман yhutsman@caritas.ua
● Питання перенесення дедлайнів звітування - Євгеній Гуцман yhutsman@caritas.ua